Online-Terminbuchung: was sie einem Betrieb tatsächlich spart

Abläufe·5 Minuten Lesezeit·Stand 13. August 2026

Ein Anruf für einen Termin dauert selten unter zwei Minuten: klingeln lassen, Kalender suchen, zwei Vorschläge machen, Name notieren, auflegen, eintragen. Zwanzig Anrufe pro Woche sind damit rund vierzig Minuten — und die fallen fast immer dann an, wenn gerade jemand anderes bedient wird. Genau das ist der eigentliche Posten: nicht die Zeit selbst, sondern die Unterbrechung.

Der zweite, grössere Posten

Nicht erschienene Termine kosten mehr als die Telefonzeit, weil dabei nicht Minuten verloren gehen, sondern ganze Stunden im Kalender. Eine automatische Erinnerung — Tage vorher per Mail, am Vortag per Kurznachricht — ist die einzige Massnahme, die daran zuverlässig etwas ändert. Sie ist zugleich der Teil, den viele Betriebe nicht einrichten, weil er nach Kleinigkeit aussieht.

Wo Online-Terminbuchung nichts bringt

• Wenn die Dauer erst nach einem Gespräch feststeht. Eine Werkstatt kann „Service“ buchbar machen, „Motor macht Geräusche“ nicht.
• Wenn die Zuteilung von Person und Raum komplizierter ist als der Termin selbst. Dann braucht es zuerst eine Regel, dann die Software — nie umgekehrt.
• Wenn die Kundschaft nicht online bucht. Das ist eine Tatsache und keine Frage der Überzeugung; in dem Fall ist eine Erinnerung ohne Buchungsfunktion oft die bessere Hälfte.

Vier Einstellungen, die über den Erfolg entscheiden

• Vorlaufzeit. Ohne Mindestvorlauf bucht jemand um 8:55 Uhr für 9:00 Uhr. Zwei Stunden sind für die meisten Betriebe der brauchbare Wert.
• Pufferzeiten. Zwischen zwei Terminen gehört Zeit für Aufräumen und Nachlauf. Wird sie nicht eingebaut, holt sich der Tag die Verspätung selbst.
• Absagefrist. Wer bis 24 Stunden vorher selbst absagen kann, sagt ab — statt nicht zu erscheinen. Eine strenge Frist erzeugt keine Verbindlichkeit, sondern leere Stühle.
• Ein Kalender, nicht zwei. Die Buchung muss in den Kalender schreiben, den das Team ohnehin führt. Ein zweiter Kalender ist innerhalb weniger Wochen falsch.

Was es kostet

Bei uns ist die Terminbuchung Teil der modularen Website; der Aufbau wird nach Stunden zu CHF 200 verrechnet und vorher als Festpreis fixiert, der Betrieb liegt ab CHF 30 im Monat. Ob sich das rechnet, hängt an genau zwei Zahlen: wie viele Anrufe pro Woche anfallen und wie viele Termine ausfallen. Beides weiss ein Betrieb meist erstaunlich genau.