Ein Dossier je Person, ein Verlauf statt Zettel
Dossier, Journal, Zeit und Auswertung an einem Ort — eingerichtet auf Ihren Betrieb. Für Kitas, Beratungsstellen, Praxen und Sozialdienste, die je Person Unterlagen führen und darüber Rechenschaft ablegen.
So sieht es aus
Der Verlauf einer Begleitung, auf einem Blatt
Dieselbe Struktur, die eine Coaching-Firma seit Monaten führt — hier mit dem Alltag einer Kita gefüllt, weil sich genau das einrichten lässt.
Lina M.
Journal · März 2026
| Datum | Leistung | Notiz | Min. | Verr. |
|---|---|---|---|---|
| 03.03. | Elterngespräch | Halbjahresgespräch, Sprachförderung besprochen | 45 | |
| 05.03. | Beobachtung | Freispiel, Umgang mit Gleichaltrigen | 30 | |
| 11.03. | Förderplanung | Ziele für das zweite Halbjahr festgehalten | 60 | |
| 18.03. | Austausch mit Logopädie | Rückmeldung zum Stand der Therapie | 30 | |
| 24.03. | Entwicklungsbericht | Bericht für die Eltern und die Fachstelle | 90 |
Was drin ist
Sechs Dinge, die sonst auf vier Ablagen verteilt sind
Ein Dossier je Person
Stammdaten, Zuständigkeiten, Vereinbarungen und Fristen an einem Ort. Welche Felder ein Dossier führt, richten wir auf Ihren Betrieb ein — eine Kita braucht andere als eine Beratungsstelle.
Journal statt Zettel
Jeder Kontakt, jede Beobachtung, jedes Gespräch mit Datum, Art und Notiz. Wer später nachschaut, sieht den Verlauf und nicht eine Sammlung von Erinnerungen.
Zeit, die zum Eintrag gehört
Die Minuten werden am Eintrag erfasst, nicht in einer zweiten Liste. Was verrechenbar ist, ist ein Feld und keine spätere Rekonstruktion.
Fristen, die sich melden
Wiedervorlagen, Berichtstermine und Abgaben stehen in der Agenda, zusammen mit den Terminen aus den Kalendern, die Sie ohnehin führen.
Auswertung ohne Nachrechnen
Geleistete Stunden, Anteil verrechenbar, offene Aufgaben. Die Zahlen entstehen aus den Einträgen und nicht aus einer Tabelle, die jemand nachführt.
Ihre Vorlagen bleiben Ihre
Der Export schreibt in die Excel-Datei, die Sie heute schon benutzen — mit ihren Blättern, ihrer Formatierung, ihren Kästchen. Wer die Datei danach erhält, merkt nichts von einer Umstellung.
Für wen
Überall dort, wo je Person Unterlagen entstehen
Die Struktur ist dieselbe, die Felder sind es nicht. Was in Ihrem Betrieb in den Kopf des Dossiers gehört, legen wir beim Einrichten fest.
Kitas
Beobachtungen, Förderplanung, Elterngespräche und Entwicklungsberichte je Kind.
Beratungsstellen
Dossier, Gesprächsverlauf, Fristen und die Abrechnung gegenüber der Auftraggeberin.
Praxen und Therapie
Verlauf je Person, Zeit je Sitzung, Berichte an zuweisende Stellen.
Sozialdienste
Zuständigkeiten, Massnahmen, Wiedervorlagen und Nachweis der geleisteten Stunden.
So läuft die Einführung
Drei Schritte, und Ihre Vorlagen laufen weiter
Ihre Unterlagen ansehen
Wir schauen uns an, was Sie heute führen: Dossierblätter, Journaltabellen, Excel-Vorlagen, Berichtsformulare. Daraus entstehen die Felder.
Ihr Aufwand: die Unterlagen bereitlegen
Einrichten und übernehmen
Felder, Leistungsarten und Auswertungen werden auf Ihren Betrieb gesetzt, bestehende Daten übernommen. Ihre Excel-Vorlage wird als Exportvorlage hinterlegt.
Ihr Aufwand: einmal gegenlesen
Weiterarbeiten
Das Team beginnt mit den laufenden Fällen. Wer die Excel-Datei bisher bekommen hat, bekommt sie weiterhin — im selben Format.
Ihr Aufwand: rund eine Stunde Einführung
Häufige Fragen
Das fragen Betriebe vorher
Passt das auch, wenn wir keine Coaching-Firma sind?
Ja, und das ist der Kern: die Struktur — Dossier, Journal, Zeit, Auswertung — ist überall dieselbe, die Felder sind es nicht. Eine Kita führt Gruppe und Bezugsperson, eine Beratungsstelle Auftraggeberin und Kostendach. Welche Felder ein Dossier führt, wird beim Einrichten festgelegt und lässt sich später ändern.
Müssen wir unsere Excel-Dateien aufgeben?
Nein. Der Export schreibt in Ihre bestehende Datei: dieselben Blätter, dieselbe Formatierung, dieselben Kästchen. Wer die Datei bisher erhalten hat — Treuhand, Auftraggeberin, Amt — bekommt sie unverändert weiter. Das ist der Grund, warum eine Umstellung hier keine Umstellung für Ihr Umfeld ist.
Wo liegen die Daten?
In der Schweiz, in einer eigenen Instanz je Kunde, konform mit dem Schweizer Datenschutzgesetz und der europäischen Datenschutz-Grundverordnung. Sie erhalten Ihre Daten jederzeit auf Anfrage in gängigen Formaten zurück, auch ohne Angabe von Gründen.
Können mehrere Personen gleichzeitig damit arbeiten?
Ja. Jede Person hat ein eigenes Konto, und wer was sehen und ändern darf, wird über Rollen geregelt. Bei Abwesenheiten lässt sich eine Stellvertretung setzen, ohne dass Zugangsdaten weitergegeben werden.
Was kostet es?
Das Einrichten wird nach Stunden zu CHF 200 verrechnet und vor dem Start als Festpreis fixiert; der Betrieb liegt ab CHF 30 im Monat, gestaffelt nach Unternehmensgrösse. Wie viele Stunden das Einrichten braucht, hängt vor allem daran, wie viele Felder und Vorlagen zu übernehmen sind — das sehen wir im Erstgespräch.
Zeigen Sie uns, was Sie heute führen
Bringen Sie Ihre Dossierblätter und Ihre Excel-Vorlage ins Erstgespräch mit. Danach wissen Sie, wie viele Stunden das Einrichten braucht — und erhalten das schriftlich als Festpreis.